PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR

PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR


1. Berikan contoh real cara mengukur salah satu pegawai kantor, seperti : Sekretaris atau Receptionis ?
Cara mengukur kinerja sekretaris/receptionist dengan menggunakan catatan waktu, misalnya seberapa cepat dan tanggap ia dalam menerima/menangani tamu, mengangkat dan menangani telepon, membuat janji dengan klien dsb.

2. Berikan contoh dan metode yang anda gunakan dalam menyederhanakan arus kerja?
Langkah 1 : Ambil Data
Surveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada, termasuk sub-sub sistem pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa,…Catatlah semua fakta yang ada.
Langkah 2 : Analisa
Analisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan symbol-simbol yang ada pada flow chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da method, data flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.
Langkah 3 : Tentuka Metode
Tentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru) dsb.
Langkah 4 : Implementasikan
Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap demi tahap, sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
Langkah 5 : Evaluasi
Secara periodic lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.

3. Dapatkah anda memberi alasan pembagian kerja mana yang paling banyak dipakai di perusahaan? Kenapa?
Pola pembagian kerja gabungan, karena pada pola gabungan ini para karyawan tidak bergantung sepenuhnya pada kinerja karyawan sehingga setiap departemen dapat menyesuaikan pola pembagian kerja sesuai dengan yang dibutuhkan.

4. Ada berapa cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian, terangkan dan beri contoh lainnya?
a. Mobile Unit (unit-unit bergerak)
Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Contohnya, apabila bagian produksi membutuhkan tenaga kerja dan kebetulan pada bagian marketing para karyawan tidak memiliki kerja yang terlalu berat. Kemudian sebagian para karyawan marketing membentuk mobile unit untuk membantu bagian produksi sampai permasalahannya terselesaikan, dan kemudian mobile unit membubarkan diri dan kembali ke bagian marketing.
b. Sentralisasi kegiatan kantor
Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kesepakatan pegawai berkerja. Contoh, bagian administrasi.
c. Cyling (penebaran menurut waktu)
Pegawai kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Contoh, pegawai PLN yang biasa menerima pembayaran listrik berdasarkan daerah.
d. Back Log
Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa. Contoh, Dokter UGD, Dokter Spesialis.
Lembur
Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawai di luar jam normal. Contohnya, karyawan pabrik.
e. Partime
Cara ini cukup fleksibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya, mahasiswa partime di Restoran siap saji.
f. Seheduling
Adalah menjadwal kegiatan pegawai tentang penentuan waktu urutan pegawaian kapan dimulai dan kapan berakhir. Contohnya, pegawai pabrik yang dibagi ke dalam shift.

5. Diskusikan dengan teman anda usaha-usaha apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus anda?
 Dukungan dari Direktur
Dalam memotivasi pegawai administrasi niaga agar daapt menigkatkan kinerjanya.
 Komintmen Pegawai
Komintmen pegawai administrasi dalam pekerjaannya, karena komitmen sangat berpengaruh bagi setiap pegawai.
 Tujuan/ sasaran Produktivitas
Pegawai harus mengetahui tujuan utama dari Direktur harus menjadi yang terdepan.
 Partisipasi Pegawai
Semua pegawai harus memberikan partisipasinya dlam pekerjaan yang dijalankan.